INFAMOUS
內部匯報 · 2026 年 7 月 14 日

行政系統數位化
成果報告

請假 · 加班 · 費用 · 差旅 · 電子報 — 五套內部系統的開發成果與後續藍圖

一頁總覽

五套系統，兩套已上線、三套整裝待發

全部使用公司現有的 Google Workspace 與 Notion 環境，同仁不用裝任何新軟體。

已上線 · 7 月三波更新

員工請假系統

線上申請與審核、假別額度自動管理、行事曆同步。7 月完成跨年度自動化、新假別、補登機制。

已上線

費用申請系統

專案預支、代墊款、供應商費用三合一表單，填完即印 PDF，附完整使用手冊。

開發完成 · 待驗收

差旅費報支單

併入費用申請系統第四分頁，出差地點、膳雜費、法規檢核全自動判斷。

已建置 · 待啟用

加班送單系統

六日加班申請單一鍵送會計：自動檢查、產 PDF、登記總表，先送後補簽核。

試刊完成 · 待創刊

《IN CASE》案例週報

每週精選國內外活動案例的內部電子報，5 分鐘讀完，幫團隊擴充眼界。試刊號已上 Notion。

提案已備 · 待拍板

規劃中

自動開案系統 v2.2（得標自動建檔）與費用申請線上簽核，規劃書已完成，拍板後即可動工。

為什麼要做

把「靠人腦記的規則」交給系統

以前 — 紙本與人工

  • 表單格式不一，會計整理費時
  • 規則靠記憶：假別額度、出差地區等級、膳雜費上限
  • 單據來回追、漏送晚送難追蹤
  • 年底特休結算全靠人工對帳
→

現在 — 系統代勞

  • 格式統一，一鍵列印或自動寄送
  • 規則寫進系統：自動算額度、自動判等級、自動檢核
  • 送單即歸檔登記，紀錄可追溯
  • 年度結算自動排程，零人工
推進原則：小步快跑 — 先把表單數位化，再逐步自動化流程，不打掉重練、不增加同仁負擔。
系統 1 / 5

員工請假系統

全公司都在用的線上請假平台

  • 申請到核准全程線上員工送單、主管審核、代理人通知、行事曆同步一氣呵成
  • 假別額度自動管理特休、病假、事假、生理假、產檢假等，依法規與年資自動計算
  • 權限分層員工看自己、主管看團隊、管理層看全公司報表
7 月連續三波更新（版本 84 → 87），重點在下一頁。
請假系統畫面
假期餘額頁（示範資料）
系統 1 / 5 · 本月更新

請假系統 7 月三波升級

7/11 上線

跨年度全自動

12 月自動建立次年假期額度、自動寄「特休未休統計」給會計、1 月自動寄年度結算通知給每位員工。

年底人工結算作業歸零。

7/11 上線

新假別與特休雙軌制

新增產檢假 7 天（在職女同仁額度已全數補齊）。特休改雙軌：滿 6 個月的 3 天當天自動生效並通知本人；滿 1 年以上採年底制整年給，同仁權益只多不少。

7/14 最新上線

補登機制

臨時請假來不及送單？現在可回溯 7 天內補登。補登單全程明顯標示、通知信文案獨立、代理人有防呆確認；特休依規則不開放補登，年底結算數字不會被打亂。

三波更新都採「不中斷服務」方式上線，同仁使用習慣完全不變。
系統 2 / 5

加班送單系統

六日與國定假日加班，PM 一案一張、一鍵送出

  • 自動判斷天數週六、週日、國定假日分欄計算，國定假日清單逐年維護
  • 一鍵送會計按下送單：自動檢查必填 → 產 PDF 存檔 → 寄給會計 → 登記總表
  • 權限把關總表與 PDF 僅會計與管理層可見，一般同仁看不到他案資料
  • 使用說明書已上線圖文步驟 + 常見問題，公告後同仁即可自助上手
狀態：系統已建置完成，待管理員完成最後授權與實測後全員啟用。
加班送單說明書
使用說明書網站
系統 3 / 5

費用申請系統

三張常用費用表單合而為一

  • 三合一表單專案預支申請、代墊款請款單、供應商費用申請單，一個網址切換
  • 零學習成本填完直接列印或存 PDF，銜接既有紙本簽核流程
  • 格式即規範會計欄位、憑證核銷欄位內建，單據品質一致
  • 完整使用手冊含逐張表單教學、會計主管篇與 FAQ，新同仁自己看就會
下一階段（提案已備）：升級為線上簽核 + 資料自動進報表。
費用申請系統畫面
inworks-expense-forms.netlify.app
系統 4 / 5

差旅費報支單

併入費用申請系統第四分頁，報差旅一站搞定

  • 地區等級自動判斷選出差縣市，系統自動套用甲類 3,500 / 乙類 2,500 住宿上限
  • 膳雜費自動計算依出發、返回時間逐日計算每日 700，未滿 4 小時自動不計
  • 法規檢核內建超標金額自動紅字標示「應列薪資所得」— 提醒但不擋件，會計一眼看懂
狀態：開發完成，7 項邏輯測試全數通過，驗收後即可上線，舊差旅系統同步退場。
差旅費報支單畫面
差旅費報支單（待驗收版）
系統 5 / 5 · 內部刊物

《IN CASE》案例週報

行政系統省下來的眼力，拿來看世界 — 每週 5 分鐘的活動案例電子報

  • 每週 5 – 10 個國內外案例固定掃台、日、中、歐美活動產業媒體，AI 初選、人工把關
  • 不只轉貼，還幫你想每案附改寫摘要與「💭 可以思考」啟發行，看完就能帶進提案
  • 指標現場單元CES、Cannes Lions、大港開唱等年度大事期間，聚焦品牌在現場的操作
  • 以 Notion 為載體知識中心的第一個內容，每期一頁、可依品牌與分類回查
狀態：格式定稿、試刊號已上 Notion，正式創刊即將開跑（週五發刊）。
IN CASE
環球活動觀察 · 每週五出刊
🎯 本週主打 × 1
深度拆解一個案例：WHY IT WORKS + 可以思考
📡 指標現場 × 0 – 2
大事件期間限定，看品牌在現場做了什麼
⚡ 快訊 × 5 – 8
每案 3 行內講完，附主視覺與原文連結
每期版式（Notion 試刊號已可預覽）
法規面

合規不再靠人工記憶

勞檢常見的開罰項目，這次一併寫進系統自動執行。

本月已解決

三項法定義務自動化

① 特休未休統計自動寄會計，銜接折現作業（勞基法 §38）
② 年度結算書面通知自動寄每位員工（施行細則 §24-1，漏做可罰 2 – 100 萬）
③ 產檢假 7 天入系統（性別平等工作法 §15）

已排入待辦

最後一項收尾中

生理假年度 12 天規則（性平法 §14）：目前系統設 3 天，法規要求超過 3 天部分併入病假額度計算。規則已盤點清楚，將於近期更新。

差旅「超標列薪資所得」紅字檢核同屬稅務合規設計 — 系統先提醒，帳務處理不出錯。
後續藍圖

每套系統都是拼圖，終點是員工入口網站

現在進行

收尾上線

差旅費報支單驗收上線、加班送單系統授權後全員啟用、《IN CASE》正式創刊。

下一步

自動開案系統

比稿建卡、得標一鍵升級：自動取案號、建雲端資料夾、任務倒推、行事曆與損益表。提案 v2.2 待拍板。

中期

費用線上簽核

費用申請從「印出來簽」升級為線上送單、線上簽核、資料自動進報表。三階段規劃書已完成。

目標

員工入口網站

以 Notion 為入口，整合知識中心、行政表單與內部協作 — 所有行政作業一個入口搞定。

需要各位協助

三件事，讓系統跑起來

管理層

・差旅費報支單驗收
・自動開案系統提案拍板
・加班系統啟用時程確認

部門主管

・請假審核持續使用並回饋
・加班單啟用後向 PM 宣導「一案一張、15 號前送」

會計 / 行政

・確認年度結算通知的收件信箱（11 月前）
・費用手冊「會計主管篇」流程對接
・新表單使用回饋

所有系統都保留調整空間 — 用起來卡的地方，隨時反映、快速修正。
附錄 · 系統入口

系統網址一覽

員工請假系統公司 Google 帳號登入（連結見員工入口）
費用申請系統（含差旅分頁 · 驗收後開放）inworks-expense-forms.netlify.app 費用申請使用手冊inworks-expense-guide.netlify.app 加班送單使用說明inworks-overtime-guide.netlify.app

謝謝大家 — 歡迎現場討論與提問。

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